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Text für Verwaltungsmitteilung:

Sachverhalt:

 

Mit Vorlage DRS. 18/129-02 hat die Stadtverordnetenversammlung die Strategie „Digitale Stadt Taunusstein“ beschlossen, um zum einen der Umsetzungsforderung aus dem OZG-Onlinezugangsgesetzt gerecht zu werden, zum anderen aber aus der Überzeugung heraus, dass Digitalisierung ein entscheidender Attraktivitätsfaktor für die Stadt insgesamt darstellt. 

Damals war noch nicht klar, dass diese Einschätzung durch die Pandemie eindrucksvoll bestätigt wurde.

 

„So digital wie möglich, so analog wie nötig“ ist ab diesem Zeitpunkt die maßgebliche Zielformulierung für das städtische Angebot an Verwaltungsdienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt.

 

Nachstehender Sachstandsbericht soll einen umfassenden Überblick über die bisherigen Aktivitäten geben sowie punktuell weitere geplante Schritte beschreiben:

 

  1. Basis und „Fundament“ der Digitalen Stadt Taunusstein

 

„Fundamentale“ Voraussetzung für die Umsetzbarkeit der Digitalisierungsstrategie bildet die dafür notwendige digitale Infrastruktur sowohl bei den Bürger/innen, bei den Unternehmen als auch in der Verwaltung. Hier wird zum derzeitigen Umsetzungsstand wie folgt berichtet:

 

Breitbandversorgung

Grundsätzlich sind Kommunen verpflichtet, den Anbietern von Kommunikationsdienstleistungen ihre Infrastruktur (Straßen, Wege, Plätze) für das Verlegen von Telekommunikationsleitungen zur Verfügung zu stellen.

Ein Anspruch gegenüber den Anbietern auf Versorgung der städtischen Haushalte mit Telekommunikationsinfrastruktur besteht auf der anderen Seite aber nicht. Es besteht auch kein Anspruch auf Herausgabe der Information wo die Leitungen liegen und in welcher Qualität die Versorgung mit Breitband erfolgt.

 

Zum jetzigen Zeitpunkt kann aber festgestellt werden, dass die Versorgungssituation der Taunussteiner Haushalte mit mindestens der Vectoring-Technik der Deutschen Telekom (bis zu 100 Mbit/s) sich ausgesprochen gut darstellt.

 

Durch die permanente Information aller Kommunikationsanbieter über geplante Neubaugebiete, über Straßenbaumaßnahmen, etc. wird versucht, die Ausbauvariante „Vectoring“ in eine Ausbauvariante „FTTB/FTTH“ weiter zu entwickeln.

 

Derzeit befindet sich ja die Deutsche Glasfaser in der Akquise Phase für einen möglichen Glasfaserausbau in den Stadtteilen Niederlibbach, Hambach und Orlen, die Chancen, dass dort jeweils die notwendige Nachfrage von 40% erreicht werden, stehen nach Auskunft der Deutschen Glasfaser gut! Damit wäre schon mal in drei Stadtteilen eine zukunftsfähige Versorgung gesichert.

 

Gewerbegebiete

Hier hatte ja die Deutsche Glasfaser ebenfalls eine Akquise Phase durchgeführt und der damaligen Nachfrage wie folgt ausgebaut:

 

GG Neuhof Süd – Aktivierungen fertig

GG Maisel – Aktivierung fertig

GG Wehen – wird nicht ausgebaut

GG Neuhof Ost – Aktivierungen fertig

GG Orlener Stock I + II – Aktivierungen fertig

GG Taunusstein – wird noch geprüft

GG Taunusstein Zentrum – wird noch geprüft

 

Freies WLAN

Die Ausstattung einer Mehrzweckeinrichtung (in Wingsbach zwei) sowie eines öffentlichen Platzes in jedem Taunussteiner Stadtteil ist abgeschlossen!

Zuletzt ist nun auch auf dem Lindenplatz in Hambach der Empfang möglich.

 

Mobilfunk

Grundsätzlich ist, bis auf kleine weiße Flecken außerhalb von Wohngebieten, eine flächendeckende Versorgung mit mindestens einem Anbieter gegeben. Qualitativ ist diese Versorgung sicherlich unterschiedlich, Stand heute ergibt sich aus dieser Situation heraus aber keine förderfähige Kulisse für den zusätzlichen Bau von Funkmasten.

Der derzeit im Bau bzw. in der Anschlussphase befindliche neue Funkmast Hambach/Orlen wird, wenn alles optimal läuft, im November in Betrieb genommen.

Parallel ist zu beobachten, dass alle Anbieter derzeit ihre Infrastruktur mit neuer Technik aufrüsten und damit die Voraussetzungen für eine größere Qualität der Versorgung schaffen.

Seitens der Verwaltung wird weiterhin versucht, die Anbieter davon zu überzeugen, die technische Infrastruktur anderer zu nutzen um insgesamt das Angebot und damit die Auswahl zu erhöhen.

 

Abschließend kann nun festgestellt werden, dass seit der Verabschiedung des Strategiepapieres die technische Infrastruktur auf der Nachfrageseite (BürgerInnen, Unternehmen, BesucherInnen) qualitativ und quantitativ massiv erweitert wurde.

Allerdings muss aber auch festgestellt werden, dass wir von einem flächendeckenden Glasfaserausbau noch weit entfernt sind, dort wird weiter mit Überzeugungsarbeit sowie Nutzung von Fördermöglichkeiten versucht, auch den noch nicht mit Glasfaser versorgten Bereichen eine Perspektive zu geben.

  

  1. Umsetzungstand der E-Government-Roadmap

 

Im Rahmen des Projektes "Digitale Stadt Taunusstein" (siehe DRS. 18/129) wurde die E-Government-Roadmap entwickelt, in der die zur Digitalisierung notwendigen Maßnahmen konzipiert und in Arbeitspakete gegliedert wurde. Im Folgenden wird ein Sachstand über die Arbeitspakete, gegliedert nach den Kategorien Technik/Hardware, Software und Verwaltungsdienstleistungen gegeben.

 

2.1 Technik und Hardware

 

In dieser Kategorie hat die Roadmap das Arbeitspaket „Moderne IT und Datensicherheit“ vorgesehen und folgende Situationsbeschreibung formuliert:

 

„Der IT-Bereich der Stadt Taunusstein steht den für Kommunen typischen und aktuellen Herausforderungen gegenüber: Bislang lagen die Aufgabenschwerpunkte des IT-Bereichs auf der Planung und Aufrechterhaltung einer funktionsfähigen IT-Infrastruktur. Durch die digitale Transformation kommen gänzliche neue, teilweise strategische Aufgaben wie das Innovationsmanagement, das Datenmanagement und die strategische Steuerung hinzu. Zusätzliche Herausforderungen sind der IT-Fachkräftemangel sowie die steigende Komplexität der informationstechnischen Entwicklungen und ein damit verbundener immer größerer Investitionsaufwand in die IT-Infrastruktur und deren Betrieb.“

 

In einem Beratungsprojekt wurde festgestellt, dass dieses Ziel optimal mit einer weitgehenden Auslagerung der IT zu erreichen ist. In einem mehrstufigen Verfahren (siehe DRS. 19/319) wurde ekom21 als bestgeeigneter Partner identifiziert. Es kam im Laufe dieses Vorhabens folglich darauf an, möglichst viele Elemente des Betriebs der IT-Infrastruktur in die Verantwortung der ekom21 zu geben, mit dem Ziel, die IT der Stadt Taunusstein dadurch sicherer, krisenunanfälliger und flexibler zu machen. Insbesondere sollte hiermit die Problematik gelöst werden, dass die hiesige IT nicht alle Spezialgebiete abdecken kann, die aber für einen sicheren Betrieb der verschiedenen Systeme notwendig sind.

 

Das Projekt ist mittlerweile abgeschlossen, wenngleich mittelfristig noch weitere Bereiche (z.B. das WAN – das Netzwerk, dass die Außenstellen mit dem Rathaus verbindet) an die ekom21 übergeben werden sollen.

 

Die eingenommene neue IT-Struktur besteht aus verschiedenen „Schichten“.

 

1.)               Software aus dem Produkt-Portfolio der ekom21. Diese Produkte liegen im Rechenzentrum der ekom21 und werden dort vollumfänglich gepflegt. Dies betrifft z. B. die Meldeamtssoftware emeld21 und die Gewerbeamtssoftware migewa21, die die Stadt Taunusstein seit Herbst 2020 bei der ekom21 betreibt. Bei diesen Produkten ist maximale Sicherheit und ein Service mit hoher Verfügbarkeit durch die ekom21 gewährleistet.

 

2.)               Aufbau einer (virtuellen) Serverumgebung für die Stadt Taunusstein im Rechenzentrum der ekom21. In dieser zweiten Schicht verantwortet die ekom21 den Betrieb der Server einschließlich der Datensicherung, aber nicht den Betrieb/die Pflege der darauf installierten Software. Dies wird von den Administratoren der Stadt Taunusstein bzw. den externen Partnern (den Herstellern der Softwareprodukte) erledigt. Der Zugriff durch die Nutzer/innen erfolgt in der Regel über eine Citrix-Anbindung. Für eine Anbindung an das Rechenzentrum der ekom21 auf höchstem Sicherheits- und Performance-Niveau wurde eine ebenfalls von der ekom21 betriebene und überwachte MPLS-Leitung (eine Direktverbindung) eingerichtet.

 

3.)               Aufbau einer Hardwareumgebung im Serverraum der Stadt Taunusstein. Hier können alle Produkte, deren Auslagerung keinen Sinn ergibt (z. B. der Druckserver), zu teuer ist (z. B. wegen notwendigem Lizenz-Neukauf) oder für den Rechenzentrum-Betrieb nicht geeignet sind, betrieben werden. Die Hardware wurde durch die ekom21 bereitgestellt. Sie übernimmt auch die Verantwortung für die Betriebsbereitschaft. Alle für die Gesamtumgebung/das Netzwerk kritischen Serveranwendungen (Active Directory, Domain Controller, Domain Name Server, Exchange Server…) werden komplett von der ekom21 gepflegt und auch die technisch teilweise sehr komplexen Updates werden durch die Experten der ekom21 durchgeführt.

 

Die oben beschriebene Struktur stellt für die IT der Stadt Taunusstein Folgendes sicher:

 

-          Alle für die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems kritischen Elemente der IT werden von der ekom21 betrieben.

-          Dennoch hat die Stadt Taunusstein durch die „Schicht 2“ ein maximales Maß an Flexibilität und auch Wahlfreiheit bei der Beschaffung von Software.

-          Durch die weiterhin verfügbare Hardware vor Ort (Schicht 3) können selbst Produkte, die für einen Rechenzentrums-Betrieb nicht geeignet sind, unter sicheren Bedingungen betrieben werden.

 

Unterm Strich ist damit die Betriebs- und Ausfallsicherheit der städtischen IT auf einem sehr hohen Niveau angekommen. Die hiesige IT wird von vielen Themen, die Spezialwissen erfordern und bisher nur mit großem Aufwand und daher unwirtschaftlich erledigt wurden, entlastet und kann ihre Ressourcen in Management und Service investieren. Insbesondere in der gegenwärtigen Pandemie-Situation hat sich das bereits bezahlt gemacht: Obwohl die Anzahl der zu administrierenden Endgeräte sich pandemiebedingt um ca. 25% erhöht hat, und trotz teilweise erschwerter Rahmenbedingungen, ist der IT-Betrieb mit den vorhandenen Ressourcen sichergestellt. Dies ist nur möglich, weil das Gesamtsystem, bzw. weite Teile davon, in die Verantwortung der ekom21 überführt wurden.

Dieses Projekt wurde durch das Land mit rd. 70.000€ gefördert (Hälfte der Gesamtsumme) da die Vorgehensweise und Philosophie als beispielgebend für andere Kommune angesehen wurde.

 

2.2 Softwarearchitektur

 

Hierbei liegt der Fokus auf Softwareprodukten, die die Digitalisierung vorantreiben oder andere für die Organisation bedeutsame Vorteile bringen. Im Folgenden werden die entsprechenden Arbeitspakete aufgeführt.

 

Digitale Schriftgutverwaltung / DMS (siehe DRS. 21/109)

 

Die papierbasierte Aktenbearbeitung ist durch hohe Bearbeitungs-, Durchlauf- und Liegezeiten in der Verfahrensbearbeitung gekennzeichnet. Die aufwendige und oftmals nur teilstrukturierte Aktenablage bindet hohe Personalkapazitäten und die Dokumentation von Sachverhalten ist fehleranfällig und oftmals unvollständig.

 

Um das Leitbild der sicheren und durchgängig digital agierenden Stadtverwaltung Wirklichkeit werden zu lassen und Effizienzpotenziale einer digitalen Vorgangsbearbeitung vollumfänglich heben zu können, ist die Digitalisierung der Schriftgutverwaltung ein zentraler Basisbaustein der E-Government-Roadmap. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Verbindung mit der elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Vorgangsbearbeitung (E-Vorgangsbearbeitung) bildet das Fundament eines zukunftsfähigen E-Governments und genießt daher entsprechend hohe Priorität.

 

Ziel ist eine medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen und durchgängig automatisierter Verfahren innerhalb der Verwaltung als auch im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. In dieser Hinsicht stellt das DMS die Binnenkomponente der Digitalisierung dar.

 

Die Stadtverwaltung Taunusstein nutzt bereits jetzt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur digitalen Archivierung von Vorgängen. Allerdings wird die Lösung noch nicht flächendeckend, sondern nur in einigen Bereichen, eingesetzt, und der Einsatz klammert wichtige Aspekte wie eine digitale Poststelle, Workflows, Dokumententypen und digitale Wiedervorlage aus.

 

Es wurde eine Projektgruppe gebildet, die den hausweiten Einsatz des DMS vorantreibt. Die konzeptionelle/vorbereitende Phase, in der es um Prozesse, Sicherheitsvorschriften, Funktionalitäten, usw. gibt, ist abgeschlossen. Der erste Pilotbereich, in Verbindung mit einer digitalen Poststelle, die die Eingangspost zukünftig scannen wird, testet die Verfahren. Nach erfolgreichem Abschluss beginnt der Rollout, die Bereiche der Verwaltung werden Schritt für Schritt geschult.

 

Digitalisierung städtischer Rechnungsprozesse (siehe DRS. 21/058)

 

Die Stadt Taunusstein verfolgt das strategische Ziel, vorrangig solche Verwaltungsverfahren zu digitalisieren, die sowohl den Kundennutzen als auch die Effizienz der Verwaltung erhöhen. Eine Digitalisierung des kommunalen Rechnungsprozesses schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern ermöglicht hohe Effizienzgewinne und Verfahrenserleichterungen sowohl für am Prozess beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für externe Anspruchsgruppen der Verwaltung.

 

Der bisherige Rechnungsprozess der Stadt Taunusstein weist Medienbrüche bei der Rechnungsprüfung auf. Zwischen den Stadtwerken Taunusstein und der städtischen Buchhaltung besteht ein Medienbruch aufgrund fehlender Schnittstellen. Die digitale Annahme elektronischer Rechnungen als rechtliche Minimalanforderung wird derzeit noch nicht erfüllt.

 

Weiterhin haben sich im Laufe der Zeit durch die sich unablässig verändernden Rahmenbedingungen, die stetige fachliche Weiterentwicklung des städtischen Personals im Bereich des Finanzmanagements und nicht zuletzt des damit einhergehenden gestiegenen eigenen Anspruchs die Anforderungen an eine Finanzsoftware signifikant erhöht.

 

Diese Anforderungen konnte die derzeitige Lösung, mpsNF sukzessive immer weniger erfüllen, so dass zunehmend hausintern entwickelte Instrumente und Methoden (bspw. auf Excel-Basis) zum Einsatz kamen, um das eigene Anspruchsniveau von Haushalts- und Finanzplanung erfüllen zu können.

 

Dies ist keine nachhaltige Lösung, daher arbeitet die Verwaltung an der Einführung einer neuen Finanzsoftware. In einer Ausschreibung hat das Produkt „Infoma“ den Zuschlag erhalten. Seit Beginn des Jahres laufen Vorbereiten für den Einsatzstart, der für den 1.1.2022 vorgesehen ist.

 

Mit der neuen Software werden die oben beschriebenen Mängel behoben. Insbesondere der digitale Rechnungsworkflow wird für die Verwaltung einen erheblichen Mehrwert generieren.

 

2.3 Verwaltungsdienstleistungen

 

In diesem Themenkomplex hat die Roadmap das Arbeitspaket „Bürger-/Serviceportal und digitale Bürgerdienste“ vorgesehen:

 

Die Digitalisierung verändert die Erwartungshaltungen der Bürgerinnen und Bürger gegenüber der Verwaltung. In der Privatwirtschaft können Dienstleistungen mittlerweile medienbruchfrei über das Internet ortsungebunden rund um die Uhr bestellt, bezahlt und in Anspruch genommen werden. In Folge dessen wird auch gegenüber der Verwaltung eine digitale Leistungserbringung durch Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen immer stärker eingefordert. Viele Bürgerinnen und Bürger wollen Verwaltungsleistungen inzwischen möglichst medienbruchfrei online beantragen und sich den zeitaufwendigen Gang ins Rathaus sparen. Andere Bürgerinnen und Bürger hingegen bevorzugen den persönlichen Kontakt mit der Verwaltung vor Ort. Im Sinne einer Multikanalfähigkeit sollen zukünftig beide Kontaktwege durch die Stadtverwaltung Taunusstein gleichwertig zugänglich gemacht werden.

 

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet die Kommunen als verfassungsrechtliche Teile der Bundesländer, alle rechtlich und tatsächlich geeigneten Verwaltungsleistungen bis zum Jahr 2022 online anzubieten und sie über einen gemeinsamen Portalverbund von Bund und Ländern zugänglich zu machen. Mit der Einführung einer Portallösung und der sukzessiven Digitalisierung und Bereitstellung digitaler Online-Dienste werden die rechtlichen Anforderungen erfüllt.

 

Die Stadt Taunusstein nutzt verschiedene Softwareprodukte („Werkzeuge“) um Online-Services anbieten zu können:

 

  • Oftmals sind in Fachanwendungen bereits digitale Services integriert, so z. B. in der Meldeamtssoftware „emeld21“. Bei der Beschaffung von Software ist dies ein wichtiges Kriterium.

 

  • „Civento“ ist ein Produkt der ekom21, mit dem Prozesse volldigitalisiert werden können. Das Land Hessen arbeitet hierbei mit der ekom21 zusammen und stellt sukzessive „Service-Blaupausen“ bereit, die die Kommunen nutzen können.

 

  • NDForms/Formcycle sind kleinere Softwareprodukte, die durch das hiesige Personal zu 100% selbst bedient werden können. Dies ermöglicht es schnell zu reagieren und bei Bedarf innerhalb kürzester Zeit Online-Services aufzubauen. Diese Werkzeuge kamen z. B. bei dem Maskenverkauf im Jahr 2020 zum Einsatz.

 

  • etermin.net/Tevis Online sind die Softwareprodukte, die für Online-Terminvergaben genutzt werden und ebenso zu 100% durch eigenes Personal bedient werden. Neben Terminvergaben für das Bürgerbüro, die Gewerbestelle und den Kita-Platzservice werden diese Werkzeuge auch für die Reservierung von Grillplätzen eingesetzt. Auch der sehr erfolgreiche „Klick&Collect-Service“ der Bücherei während der Pandemie wurde durch mit diesen Werkzeugen bereitgestellt.

 

Alle zur Verfügung stehenden Online-Services sind auf der Website der Stadt Taunusstein an prominenter Stelle gebündelt zu finden.  Die folgende Übersicht zeigt, welche Services bereits etabliert wurden:

 

  • Abmeldung einer Nebenwohnung
  • Anerkennungsprämie anfordern (FW)
  • Anforderung Mietspiegel
  • Anmeldung einer Nebenwohnung
  • Antrag Bereitstellung Schlüssel/Transponder
  • Beantragung einer Auskunftssperre
  • Beantragung einer erweiterten Meldebescheinigung
  • Beantragung einer Meldebescheinigung
  • Beantragung von Übermittlungssperren
  • Brennholzbestellung
  • Buchen von Mehrzweckeinrichtungen
  • Buchen von MZE (Einzelveranstaltung)
  • Buchen von MZE (Vereine)
  • Bücherei Online-Katalog
  • Bücherei-Abhol-Service (derzeit Inaktiv)
  • Eheurkunde anfordern
  • Freibad Eintrittskarten reservieren
  • Geburtsurkunde anfordern
  • Genehmigung Plakatierung
  • Geodaten-Portal
  • Gewerbeanmeldung (über das Land Hessen realisiert)
  • Grillplatz-Reservierung
  • Hunde abmelden
  • Hunde anmelden
  • Interessentenliste für freie Grundstücke
  • Lebenspartnerschaftsurkunde anfordern
  • Mängelmelder
  • Online-Terminvergabe Bürgerbüro, Gewerbeamt und Kitaplatzservice
  • Reisedokumente für Kinder
  • SEPA-Mandat erteilen
  • Statusabfrage zum beantragten Pass oder Personalausweis
  • Statuswechsel
  • Sterbeurkunde anfordern
  • Stundung
  • Stundung Corona
  • Verlusterklärung eines Passes oder Personalausweises
  • Voranmeldung eines Umzuges
  • Wohnberatungsanfrage

 

Die Schaffung weiterer Angebote ist als permanenter Weiterentwicklungsprozess in der Verwaltung mittlerweile etabliert.

 

2.4 weitere Maßnahmen aus der Roadmap

 

Neben den oben dargestellten Arbeitspaketen beinhaltet die Roadmap noch drei weitere, kleinere Arbeitspakete, die hauptsächlich intern Wirkung entfalten und bereits abschließend bearbeitet wurden.

 

Sie werden folgend überblicksartig dargestellt:

 

Strategisches Prozessmanagement

Prozessmanagement ist institutionell in der Organisation verankert. Es gibt eine einheitliche Darstellungsweise (BPMN) und eine Prozessbibliothek, in der die wichtigsten Prozesse grafisch dargestellt werden. Bei der Optimierung von Prozessen in Workshops ist die Anwendung digitaler Werkzeuge ein wichtiger Aspekt.

 

Kommunikation und Beteiligung

Es wurde ein Kommunikationskonzept erstellt und die Beschäftigten wurden über den Stand und die Vorhaben der Stadt in Bezug auf Digitalisierung informiert. Es wurde ein Konzept „Digitale Lotsen“ ins Leben gerufen. Hierfür konnten 14 Kollegen/innen gewonnen werden, die besonders geschult und über die Digitalisierung auf dem Laufenden gehalten werden. Sie dienen als Multiplikatoren und Ansprechpartner in Fragen der Digitalisierung, spiegeln aber auch die Anregungen oder und Bedenken der Beschäftigten zurück.

 

Digitales Know-How und Wissensmanagement

Das bereits vorhandene Kompetenzkonzept wurde aktualisiert, digitale Kompetenzen spielen nun eine angemessene Rolle. Das E-Learning-Angebot wurde massiv ausgeweitet. Ein Intranet wurde etabliert, in dem die Beschäftigten unkompliziert die wichtigsten Informationen abrufen können.

 

OZG Modellkommune

Mit rd. 65.000€ fördert das Land, Taunusstein als OZG-Modellkommunen.

Dabei werden

  • das Projekt „Bürgerpartizipation/Bürgerdialog
  • die Bürger-App sowie
  • die Schnittstellenschaffung zwischen Rechnungswesen und den hessischen Finanzämtern

bezuschusst, da diese Projekte wesentlich zur Beschleunigung der Umsetzung des OZG beitragen werden. 

Ausgewählte Kommunen sollen nach dem Prinzip „einer für alle“ Konzeptionen, Online-Assistenten, Schnittstellen oder digitale Prozesse für die OZG-relevanten Leistungen entwickeln und erproben. Die Lösungen oder Konzeptionen müssen sich zur einfachen Nachnutzung durch andere Kommunen eignen („Blaupausen“), um so die schnelle und bürgerfreundliche Umsetzung der Digitalisierung nach den Maßstäben des OZG in den Kommunen voranzutreiben

 

Digitale Poststelle
 

Eine für die Digitalisierung sehr wichtige organisatorische Weiterentwicklung besteht in dem Aufbau der „digitalen Poststelle“.

In den Räumen der derzeitigen Poststelle wird zukünftig die Eingangspost gescannt. Eigens hierfür beschaffte Scanner und Scansoftware ermöglichen ein rechtssicheres Digitalisieren.

 

Die Eingangspost wird zukünftig von der digitalen Poststelle in das Dokumentenmanagementsystem und dort direkt in den digitalen Postkorb des zuständigen Bereichs gescannt. Somit liegen die Dokumente bei der/dem Sachbearbeiter/in unmittelbar digital vor und können digital weiterverarbeitet werden. Die Originale werden eine gewisse Zeit lang aufgehoben, sodass sie bei Bedarf noch zur Verfügung stehen. Die Gesetzlage erfordert jedoch nur bei wenigen Vorgängen die Archivierung der Originale. Nach Ablauf der Frist werden die Originale vernichtet. Durch dieses Verfahren wird es zukünftig nur noch sehr wenige Papierakten geben. Dies wiederrum wird - neben klaren Effizienzgewinnen in der täglichen Arbeit - das mobile Arbeiten stark begünstigen und auch auf die Gestaltung der Arbeitsplätze einen großen Einfluss haben – große Aktenschränke oder lange Schreibtische mit Aktenstapeln werden nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme sein.

 

  1. Weitere Maßnahmen und Projekte aus dem Ehrenamtsbereich

 

Digital-Kompass

Im Rahmen des Bundesprojektes „Digital-Kompass“ bieten sechs ehrenamtliche Internetlotsen aus dem Bereich der „Leitstelle-Älterwerden“, digital affine Seniorinnen und Senioren, Beratung im Umgang mit digitalen Medien, Geräten und Anwendungen.

Bei den Digital Lotsen gibt es digitale Stammtische mit den Themen z. B. Luca App, Emil, Smart Phone.

Zu dem Stammtisch können sich alle Interessierten Personen mit Internetzugang unter digital.kompass@taunusstein.de anmelden.

 

Wohnberatung

 

Die Wohnberatung (Netzwerk Wohnen RheingauTaunus) bietet eine online Beratungsanfrage, erreichbar über die Homepage der Stadt Taunusstein, an.

Die Wohnberatungen werden von Ehrenamtlichen ausgebildeten Wohnberaterinnen und Wohnberatern durchgeführt.

Es fanden bereits mehrere online Teambesprechungen mit den Wohnberatern statt.

 

 

Seniorenbeirat

 

Der Seniorenbeirat hat einen digitalen Stammtisch, für die Seniorenbeiratsmitglieder, alle 3 bis 4 Wochen ins Leben gerufen.

 

Anlaufstelle zur Qualifizierung im Ehrenamt: 

 

  • Alle Vereine und Gruppen, die an der Anlaufstelle mitwirken, haben ihre Qualifizierungsmaßnahmen auch auf Videokonferenzen umgestellt und können digital durchgeführt werden. Analogen Veranstaltungen finden dort statt, wo die Coronaverordnung es jeweils zulässt. 2021 finden über die Anlaufstelle gemeinsam mit Gruppen, die in Taunusstein ehrenamtlich unterwegs sind 98 Veranstaltungen über die Anlaufstelle statt.

 

Demenzarbeit:

 

  • Zu den Angehörigengruppen in der Demenzarbeit gibt es digitale Angebote.
  • Teambesprechungen haben schon mehrfach digital stattgefunden
  • Beratungsgespräche können digital umgestellt werden und sollen in der Demenzarbeit ausgebaut werden
  • Fortbildungen können digital stattfinden

 

Nachbarschaftshilfe

 

  • Förderung über Bundesprojekt „DigitalPakt“ – hundert digitale Erfahrungsorte. Taunusstein gehört dazu über die Nachbarschaftshilfe. Es werden digitale Hausbesuche durchgeführt. Außerdem hat sich der Verein digital so fit gemacht, dass die Organisation und Sicherstellung der Infrastruktur des Vereins digital abgewickelt werden kann.
  • Neue Homepage entwickelt und am Netz (unbedingt mal ansehen – ist wirklich sehr informativ geworden!!!)

 

 

Fazit:

Der Sachstandsbericht zeigt

  1. Die beschlossenen E-Government-Roadmap wird mit der Einführung eines neuen Rechnungswesens, der Einführung eines Dokumenten-Management Systems sowie der digitalen Poststelle zum 01.01.2022 planmäßig abgearbeitet sein.
  2. Die digitalen Aktivitäten sowohl der Verwaltung aber auch des ehrenamtlichen Bereiches und die jeweilige Anerkennung durch finanzielle Förderung zeigen, dass das digitale Zeitalter in Taunusstein angekommen und anerkannt wird.
  3. Die pandemische Krise wurde als Chance genutzt und fungierte damit als zusätzlicher Treiber für die Digitalisierungsbemühungen.
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